また、今日も仕事が追いつかなくて残業してしまった。
上司は、しっかり休めなど言葉では言うけど
仕事の配分や人材配置を適材適所に考えてから言ってほしいね。
これじゃ、仕事のために仕事をしてしまっているだけ。
プライベートもあったもんじゃない。
ひとそれぞれ得意、不得意があるからね。
あまり気にしない方がいいけど、少しでも改善できる方法を考えていこう！！
それでは効率の良い人の考え方を真似してみよう。
仕事の効率を上げるための考え方8選
自分だったら何ができるかを出来ることからやっていこう。
下準備に時間をかける
下準備に時間をかけて
作業が始まった時には手間をかけないようにしよう。
具体的にどんなことがあるかな？
例えば、電話を掛ける前にあらかじめ聞かれそうなことを下調べしておく。
そうすることで、一度の電話のやり取りで済ますことができます。
実際に、できる営業マンは段取りが上手なようですね。
カナダ全土の自動車ディーラーからランダムに選ばれた60社の中から営業マンをの成績と段取りを調べた調査でわかったみたいです。
仕事がめんどうだと感じている人ほど
下準備をする時間をしっかりとろう。
2割の仕事に全力で取り組む
常に全力で取り組めるならいいが
それを続けるといつか身体が壊れてしまうかもしれない。
では、どうすればいいの？
そんな時は、仕事に優先順位をつけて
その中で特に大事な2割に全力で取り組もう。
2割だけでいいの？
みなさんは、パレートの法則と言うのをご存じですか？
パレートの法則とは！？ ヴィルフレド・パレートが見つけた法則。 「仕事の成果の大部分というのは、全体の2割の仕事だけが生み出している。 残りの8割の仕事はあまり意味がない」
例えば、忘年会の場所取りを頑張るより先方に向けた資料作成に本気を出す方が会社の利益になりますよね？
会社の利益になるための提案に全力を出すべきだね。
このようにどれが大切な仕事なのかを見極めていこう。
そして、優先順位の高い2割に全力で取り組もう。
作業は全て１回で終わりにする
小分けに作業をすることでよりめんどうに感じてしまいます。
例えば、メールを確認して返信を放置したとします。
そうして、再度いざメールを返そうと確認をすることで余計な時間がかかってしまいます。
最悪の場合、返信を忘れてしまっている場合もありますね。
作業回数を分けることで前回どこまでやったかを
確認しないといけないもんね。
だから、メールは即座に返信。
資料作成は1回で終わらせる。
こう心がけましょう。
仕事を終える時間を決める
時間をかけるほどいいモノが出来上がるわけではない。
終わりを決めないと人はダラダラしてしまう生き物。
ボーリング・グリーン州立大学のハワード・ロススティンによると人間は、 「時間的プレッシャー」を与えられると時間内に仕事を終わらすための効率的なやり方を考える。 そして、実行に移す。
簡単い言うと期限を決めることで
人はその範囲で考え実行し、仕事を終わらせるということ
ある調査では、学生たちに6秒ごとに次の問題に進んでもらうように制限時間付きの問題を解かせたところ、彼らは、自分なりにルールを作って問題に対応するようになったようです。
期限が決まっていない仕事は、
自分で期限を決めるべきだね。
100点を目指そうとしない
完璧にやろうと思うことで
自分自身に精神的なプレッシャーをかけてしまいます。
そうしてしまうことで、自分の力を十分に発揮できなくなってしまいます。
ケント大学のC・ベッカーは様々なスポーツアスリート535人に対して彼らがどれだけ完璧主義なのかを調査した。結果、完璧主義な選手ほど強い不安を感じていることが分かった。
絶対に1位をとらなければいけない・・・
そう思うと心が苦しくなるもんね。
プレゼンをする時にでも「全員を納得させなきゃ・・・」
こう考えてしまうと強い不安を感じて自分の力に制限がかかってしまいます。
それよりは、「半分くらいの人が理解してくれればいいや」と望む方がリラックスして話せますね。
ある程度、失敗してもいいやと思うことは大切です。
100点ではなく、
70、80点を目指そうくらいでいいね。
重たいカバンを持ち歩かない
人は、重いモノを身に着けているだけで
ネガティブな感情になりやすくなる。
ある心理実験によると
179人の男女に男女10人ずつの写真をみせて 「この人を口説くのは難しいと思いますか？」こう尋ねました。 これだけなら普通の実験ですが、写真に張り付けておくクリップの重さを変えていた。 ある人には、576グラム（軽い）、別の人には2026グラム（重い）を渡していた。
その結果、
重いクリップボードを渡された人たちは、
「この人を口説くのは、難しい」と答えることが多かったようです。
つまり、人間は物理的に重いモノを持っていると
心理的にも困難さを大きく見積もってしまうようです。
それくらい人はちょっとしたことでも
精神に大きな影響を受けてしまうのか・・・
身軽な気持ちで仕事に取り組むためにも
まずは、そのカバンの重さを取り払おう。
人から褒めてもらう
人からもめてもらうことは効果絶大！！
褒められて嫌な人はいないし、
やる気も上がるし良いこと尽くしだね。
人は、誰かに褒められると嬉しくなって苦手な作業も苦痛ではなくなります。
ある実験がありました。
被験者たちに様々な色の点で書かれた画像の赤色の点の数を数えさせ、 被験者の半分に対して「君は動体視力の能力が高い」と褒めた。 そして、作業が終了した後の休憩時間に「今の作業をやってもいいしやらばくてもいい」と伝えた
すると、褒められたグループは退屈なその作業を
自由時間だというのに1.5倍も長く続けた。
褒められることで楽しく感じたんだね。
簡単な仕事から取り組む
簡単な仕事から取り組むことで
難しい仕事にも助走がついた状態で取り組めます。
自転車で坂を上る時も
少し前から助走をつけた方がいいのと同じだね。
簡単な仕事から取り掛かることで、仕事が進んでいる実感を得れますね。
仕事が100あるとして先に簡単な70を終わらしておくのと、
0の状態で難しい仕事に取り掛かるのでは精神的にも大きく違います。
すでにある程度の仕事が終わってから
難しい仕事に調整した方が余裕も生まれそうですね。
だから、手間がかかりそうな仕事は後回しにして
簡単な仕事をさっさと片付けてしまいましょう。
まとめ
本日は、仕事が効率よく進む方法8選というテーマでお伝えしました。
参考書籍↓
参考動画↓
効率ばかり求めてしまってはいけないかもしれませんが、時間は唯一平等です。
考え方を変えるだけで少しでも業務改善をできるに越したことはありません。
仕事に追われる、人間関係の悩み。
多くのサラリーマンの方は、様々な悩みを常々抱えながら働かれていると思います。
悩みが０になることはないかも知れませんが、少なくすることは出来るはず。
相手は、変わらない。
ならば、自分が変わるべきだと思いませんか？
本日も貴重なお時間を頂きありがとうございました。
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